Gedragscode IAB Nederland

Gedragscode
Bestuur, Directeur & Bureau
IAB Nederland

Het bestuur van Interactive Advertising Bureau Nederland (IAB) besluit:

– Overwegende dat bestuursleden, de directeur en medewerkers van het bureau van IAB Nederland een specifieke verantwoordelijkheid hebben voor het handhaven van de (bestuurlijke) integriteit en de reputatie van IAB Nederland en dus dienen te verzekeren dat in hun gedrag deze specifieke verantwoordelijkheid tot uiting komt;

– Overwegende dat die integriteit inhoudt dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt, wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen, zowel aan collega-bestuurders als aan de Algemene Ledenvergadering van IAB Nederland.

tot het vaststellen van de volgende gedragscode voor de leden van het bestuur, de directeur en de medewerkers van het bureau van IAB Nederland.

Artikel 1. Toepassingsgebied

  1. Deze gedragscode geldt voor alle leden van het bestuur van IAB Nederland, de directeur en medewerkers van IAB Nederland.
  2. De gedragscode is openbaar en door derden te raadplegen.
  3. De leden van het bestuur, de directeur en de medewerkers van het bureau ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de gedragscode en tekenen voor instemming met de gedragscode.
  4. Over gevallen waarin enige twijfel is doch waarin de gedragscode niet expliciet voorziet, of waarbij de toepassing niet eenduidig is, dient bespreking vooraf plaats te vinden in het bestuur van IAB Nederland.

Artikel 2. Grondbeginselen

  1. Een bestuurslid, de directeur en de medewerkers van het bureau worden geacht onder alle omstandigheden zodanig op te treden dat de belangen van de vereniging IAB en haar leden, niet worden geschaad dan wel de integriteit en reputatie van IAB Nederland en haar leden niet worden geschaad.
  2. Van ieder persoon voor wie deze gedragscode geldt, wordt verwacht dat hij of zij eerlijk, onafhankelijk, onpartijdig, discreet en niet gedreven door eigenbelang handelt en dat hij of zij iedere situatie vermijdt die tot belangenconflicten aanleiding zou kunnen geven.
  3. Een bestuurslid, de directeur en de medewerkers van het bureau zijn verplicht aan het bestuur van IAB Nederland verantwoording af te leggen over zijn of haar gedragingen als bedoeld in deze gedragscode.

Artikel 3. Belangenverstrengeling en aanbesteding

  1. Ieder voor wie deze gedragscode geldt, doet aan het bestuur opgave van zijn of haar hoofdfunctie en nevenfuncties en financiële belangen in ondernemingen en organisaties. In geval naar de mening van het bestuur sprake is van een hoog risico op strijdigheid van een functie met het belang van IAB Nederland zal de betrokkene een keuze moeten maken.
  2. Bij zakelijke transacties voorkomt ieder bestuurslid, de directeur en de medewerkers van het bureau bevoordeling en ander handelen in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.
  3. Ieder waarvoor deze gedragscode geldt, die persoonlijke en/of zakelijke belangen c.q. betrokkenheid heeft bij een aanbieder van diensten aan IAB Nederland zal daar melding van maken en onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht.
  4. Een besluit tot gunning van een opdracht tot levering van zaken of diensten aan een aanbieder van IAB Nederland, waarmee iemand voor wie deze gedragscode geldt een familie- of anderszins persoonlijke en/of zakelijke betrekkingen heeft, behoeft de voorafgaande goedkeuring van het bestuur van IAB Nederland.
  5. Voor het toekennen van een opdracht boven € 10.000,- worden offertes bij verschillende aanbieders aangevraagd.
  6. Voor toekennen van opdrachten boven € 10.000,- informeert de directeur het bestuur. Het bestuur dient expliciet toestemming te geven voor bestedingen boven €15.000,-.
  7. Ieder voor wie deze gedragscode geldt, neemt van een aanbieder van zaken of diensten aan IAB Nederland geen zaken of diensten aan die zijn of haar onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kunnen beïnvloeden.
  8. Geschenken en giften, hetzij van financiële, hetzij van niet-financiële aard, boven een geschatte waarde van € 100,- die iemand voor wie deze gedragscode geldt uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt, dienen binnen zeven dagen na aanvaarding ervan te worden gemeld aan en geregistreerd door het bestuur van IAB Nederland en zijn of haar eigendom van IAB Nederland. Door het bestuur zal vervolgens een passende bestemming worden gezocht.

Artikel 4. Informatie

  1. Ieder voor wie deze gedragscode geldt, gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij of zij uit hoofde van zijn of haar functie beschikt. Hij of zij verstrekt geen vertrouwelijke informatie aan derden.
  2. Ieder voor wie deze gedragscode geldt, maakt niet ten eigen bate of voor zijn of haar persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van zijn of haar functie verkregen informatie.
  3. Ieder voor wie deze gedragscode geldt, houdt bij het uitoefenen van zijn of haar functie geen informatie achter, tenzij deze informatie een vertrouwelijk karakter heeft.
  4. De informatie die in de bestuursvergaderingen wordt uitgewisseld, heeft een vertrouwelijk karakter. De notulen van de bestuursvergaderingen zijn openbaar.

Artikel 5. Uitgaven/onkosten

  1. Uitgaven en onkosten van ieder voor wie deze gedragscode geldt, worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond dan wel deze uitgaven en gemaakte kosten voor vergoeding in aanmerking komen. In geval van twijfel dien er vooraf afgestemd te worden met de penningmeester.
  2. Ter bepaling van de functionaliteit van uitgaven en onkosten van ieder voor wie deze gedragscode geldt, geldt dat met de uitgave het belang van IAB Nederland is gemoeid en dat deze voortvloeit uit de functie van het bestuurslid, de directeur of de medewerkers van het bureau.
  3. Uitgaven en onkosten van ieder voor wie deze gedragscode geldt, worden uitsluitend vergoed na voorafgaande goedkeuring van de penningmeester.

Artikel 6. Declaraties uitgaven/onkosten

  1. Ieder voor wie deze gedragscode geldt, declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.
  2. De directeur van IAB Nederland is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties.
  3. In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan het bestuur van IAB Nederland.
  4. De uitgaven en onkosten van ieder voor wie deze gedragscode geldt, alsmede de declaraties, worden jaarlijks gecontroleerd door de kascommissie, die daarvan verslag uitbrengt aan het bestuur en de Algemene Ledenvergadering.

Artikel 7. Verantwoording

Ieder voor wie deze gedragscode geldt, legt jaarlijks verantwoording af over de naleving van de in deze gedragscode neergelegde gedragsregels aan de Algemene ledenvergadering.

Artikel 8. Titel

Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Gedragscode bestuur, directeur en bureau IAB Nederland’.

Aldus vastgesteld door het bestuur van IAB Nederland,

14 februari 2017